Bijna elke organisatie van enige omvang heeft een intranet. Toch wordt over het intranet en de rol van intranet in interne communcatie relatief weinig gesproken. Maar wie goed zoekt vindt interessante informatie.
Want er komen steeds meer voorbeelden van organisaties die weblogs, wiki's en ook social bookmarkingtools integreren in hun intranet.



Toch is dit een interessant terrein. Op de veranderblog kwam ik bijvoorbeeld onderstaand citaat tegen:
"In hun artikel Preparing for "intranet 2.0" gaan Kathleen Gilroy and Bill Ives in op drie interessante voorbeelden van grote organisaties die web2.0 technologie achter de firewall invoeren. Zij beschrijven daarin ook de mashup oplossingen, toepassingen die informatie op nieuwe manieren met elkaar combineren. Zo kun je dan bijvoorbeeld van een projectteam op Google Earth zien hoe de projectmedewerkers over de wereld verspreid zijn en meteen doorklikken naar hun weblog of bookmarklijst."










Wat is een intranet?

Een Intranet is een netwerk zoals alle anderen binnen een organisatie. Het netwerk is dan alleen toegankelijk voor de mensen in dit bedrijf. Soms kan het Intranet bestaan uit een aantal aan elkaar gekoppelde netwerken. Een soort internet binnen een organisatie.

Het doel van een intranet is het elektronisch delen van informatie binnen een organisatie. Daarnaast kan je er bijvoorbeeld ook teleconferenties en om het elektronische samenwerken in groepen te voorspoedigen.

Een intranet maakt gebruik van verschillende internetprotocollen zoals TCP/IP en http. Het lijkt dus eigenlijk op een private internet voor dat bedrijf. Door het gebruik van tunneling is het mogelijk om voor een organisatie afzonderlijke delen van een internet aan elkaar te koppelen. Tunneling wil zeggen dat ze een virtuele tunnel maken over het internet naar een ander intranet. Het gevolg is dat alleen de mensen van die twee intranetten van de tunnel gebruik kunnen maken.
Wanneer een gedeelte van het intranet toegankelijk is voor klanten, partners, leveranciers of andere dan noemt men da gedeelte een extranet.

Voordelen van intranetten

1. Het kan gebruikers helpen om snel informatie op te zoeken en bekijken die voor hun zinnig is. En ze kunnen dit waar dan ook doen want het werkt vooral via een webbrowser.
2. Gebruikers kunnen informatie opzoeken wanneer zij dit willen en nodig hebben en niet wanneer ze het bijvoorbeeld gemailed krijgen.
   
3. Intranet kan gebruikt worden om te communiceren hotizontaal en verticaal in een organisatie. Denk aan een soort sociaal netwerk met idereen in het bedrijf, maar waar de verschillende functies en rangorde van de organisatie niet te zien is. Zo is iedereen gelijk en kunnen de medewerkers dus zonder dat ze het weten met de directeur in discussie zijn. Je zou ook een netwerk kunnen hebben waar je kunt zien wie waarmee aan het werk is. Zoda als je een vraag hebt weet naar wie je toe moet gaan.
   
4. Er kan gebruik worden gemaakt van een centrale lcatie waar een tal aan documenten te vinden zijn. Denk aan handleidingen voor producten of handelingen en procedures, newsfeeds, noem maar op.
   
5. Men kan informatie digitaal opslaan in plaats van gebruik te maken van stapels papieren documenten.
   
6. Elke gebruiker ziet dezelfde informatie, dus geen misopvattingen over dezelfde informatie maar dan anders geformuleerd.
   
7. Doordat iedereen toegang heeft tot alle informatie en dat men zelf informatie kan toevoegen of wijzigen creër je een vorm van samenwerking tussen de verschillende gebruikers. En voor samenwerking geldt vaak 1+1=2.
   
8. Men kan gebruik maken van verschillende software platformen zoals Windows, Linux of Mac OS omdat je gebruik maakt van websoftware.
   

Hoe ondersteund een intranet de interne communicatie van een organisatie?
- Interactie
* Communicatie met collega's
* Uitwisseling van documenten
* Platformfunctie
-Statische databases
* het opvragen van praktische informatie, procesinformatie, vakinformatie, P&O-informatie
-Dynamische opvraagbare informatie
* actieve, passieve en interactieve beleidsinformatie
* Huishoudelijke informatie
-Archiveren en terugkoppelen
* archiveren van documenten (zodat iedereen gebruik kan maken van deze info = kennisdeling)
* Terugkoppelen van beheerinformatie
* Bestelfunctie


Wat is Intranet 2.0 dan?
Net zoals het internet 2.0 staat de gebruiker centraal. De gebruiker heeft de macht over wat er op het intranet komt. Men heeft het veel over web 2.0 waar de gebruiker bepaald wat de content is. Denk aan weblogs, wiki's en social bookmarking. In feite is het intranet niet veel anders dan het internet. Het verschil is dat het intranet niet voor iedereen toegangbaar is, het is een afgedenkt netwerk waar alleen bevoegden bij kunnen. Dit zijn vaak de mensen in het bedrijf waar het intranet werkt en mogelijk mensen of andere bedrijven.

Wat is een wiki?
Een wiki is dit waar je nu naar kijkt. Het is een webpagina waar een groep mensen samen aan kunnen werken. Zij kunnen hier van alles kwijt zoals informatie over bepaalde onderwerpen, een wiki voor een vereniging waar mensen met elkaar kunnen discuseren, noem maar op.

Wat is een weblog?
Een weblog is een pagina of website waar een persoon informatie kan achterlaten over wat hij/zij die dag gedaan heeft. Denk aan een medewerker van een ICT afdeling die op het weblog van hun afdeling achterlaat wat hij die dag gedaan heeft. Zo kunnen zijn collega's zien wat er gedaan is en wat er nog moet gebeuren.

Wat is Social Bookmarking?
Social bookmarking is niet veel anders dan een opslag van webkoppelingen die mogelijk interessant zijn voor anderen. Denk bijvoorbeeld aan www.startpagina.nl. Deze pagina bestaat volledig uit links op categorie, dit is dus zeer handig voor een bedrijf.

Nadelen
Dat de gebruikers bepalen wat er wel en niet op het intranet komt is een voordeel en een nadeel tegelijk. Het hangt er allemaal vanaf hoe men omgaat met het intranet. Als zij er slecht mee omgaan zullen ze er ook weinig aan hebben. Denk aan zinloze informatie of gevoelige informatie wat er niet thuishoort. Er zijn veel bedrijven die het juist niet goed gebruiken wat het hele concept waardeloos maakt. Hoe effectief het hele concept is hangt af van de beheerders en gebruikers van het intranet.

Het hele concept van een Intranet is dus eigenlijk niks anders dan het internet maar dan niet voor iedereen bereikbaar.